Les avantages des outils de communication en ligne sont seront apparus à plusieurs moments de l'évolution. En trouvant des moyens plus abordables et pratiques de partager l'information, les technologies ont permis à des équipes virtuelles d'être plus productives et cohérentes. Aujourd'hui, celles-ci peuvent compter sur plusieurs outils pour rester connectées et intégrées malgré les distances.
Qu’est-ce qu’une équipe virtuelle ?
Une équipe virtuelle est un groupe d’individus qui interagissent, partagent des compétences et travaillent ensemble en partant des mêmes motivations, mais sans se trouver dans le même lieu. L’équipe peut-être géographiquement séparée ou composée de membres travaillant à distance pour une entreprise, et peut inclure des collaborateurs, des clients et des fournisseurs provenant de différents pays et régions.
Principe
Une équipe virtuelle peut s'associer à un travail de bureau classique, à un travail indépendant ou à un projet d'équipe. Le travail sur des sites distants est possible grâce à un projet qui se déroule à des endroits différents et implique des membres du personnel du monde entier. Les équipes virtuelles permettent aux travailleurs à distance d'interagir grâce à diverses technologies de communication et de collaboration numériques. Ainsi, les membres peuvent rester connectés malgré les distances.
Avantages
Les équipes virtuelles bénéficient de nombreux avantages. Le principal avantage est une réduction des coûts. Les membres d'une équipe virtuelle n'ont pas besoin de se déplacer pour se réunir, et peuvent travailler à leur propre rythme sans réduire leur productivité. Les équipes virtuelles peuvent économiser sur la location d'un espace de bureau partagé, et peuvent facilement trouver des collaborateurs chevronnés venant de plusieurs pays sans engager des frais internationaux.
Les outils de communication pour les équipes virtuelles
Les logiciels et applications en ligne modernes peuvent permettre aux membres d'une équipe virtuelle de communiquer et de collaborer efficacement. Voici quelques exemples d'outils que les équipes virtuelles peuvent utiliser pour rester connectées et pour partager du contenu, des calendriers, des plans et pour planifier des réunions.
Les logiciels de messages
Les logiciels de messages sont des applications qui facilitent la communication en temps réel et permettent aux membres d'une équipe virtuelle de communiquer rapidement et facilement. Ils peuvent être utilisés pour envoyer des messages, des pièces jointes, des notes et pour partager des liens. La taille et le nombre illimité de messages, l’envoi de fichiers de taille illimitée et le stockage sécurisé des messages et des pièces jointes sont les principaux avantages. Les fonctionnalités avancées, telles que la possibilité de traduire les messages et la prise en charge des réunions vidéo et audio, ne sont disponibles que dans certaines applications.
Les outils de conférence
Les outils de conférence sont des applications qui permettent aux participants à distance de communiquer et de participer aux réunions virtuelles. Les vidéoconférences, les appels audio et les webinaires sont des applications répandues qui peuvent être utilisées pour connecter les membres de manière interactive. Ils peuvent également disposer de fonctionnalités avancées, telles que le partage d'écran et le partage de documents en temps réel, qui leur permettent de travailler directement sur des projets en ligne. La facilité d'utilisation et le temps d'exécution plus rapides sont les principaux avantages de ces outils.
Les outils collaboratifs
Les outils collaboratifs sont des applications qui peuvent aider les équipes virtuelles à travailler de manière synchrone et asynchrone sur des projets communs. Ces outils offrent une prise en charge complète des projets collaboratifs, y compris le partage de documents, la prise de notes, le calendrier, la tâche et les systèmes de gestion de projet. Les outils collaboratifs sont utiles pour suivre et gérer les activités des utilisateurs et pour donner aux participants un aperçu clair et à jour des progrès des projets. Ils peuvent être utilisés pour organiser et surveiller l'utilisation des ressources et la productivité.
Les autres outils de communication
Plusieurs autres applications peuvent aider les équipes virtuelles à rester connectées et cohérentes. Les outils de chat vidéo, tels que Skype et Zoom, sont des outils polyvalents qui peuvent être utilisés pour discuter en temps réel. Les services de stockage en ligne, tels que Dropbox et Google Drive, facilitent le partage de documents et de fichiers, ainsi que la collaboration sur des documents de travail en ligne. De plus, les forums et les salles de discussion peuvent fournir aux membres d'une équipe virtuelle un espace à distance pour discuter des tâches, partager des suggestions et se sentir connectés.
Comment sélectionner les outils de communication pour les équipes virtuelles ?
Les équipes virtuelles ont besoin de choisir et de mettre en œuvre les outils de communication et de collaboration appropriés pour leurs projets. Il est important de prendre en compte les besoins de l'équipe et les coûts des outils, et il est conseillé de tester les outils avant de s'engager dans un contrat à long terme.
Bien comprendre les besoins de l’équipe
La première étape consiste à déterminer les besoins spécifiques de l'équipe. Il est important de considérer la configuration actuelle de l'équipe et d’évaluer les outils de communication qui peuvent répondre aux besoins actuels et futurs. En complétant une évaluation des besoins standard, les membres de l'équipe peuvent identifier les fonctionnalités et services dont ils ont le plus besoin pour atteindre leurs objectifs.
Se renseigner sur les différentes offres
L'étape suivante consiste à se renseigner sur les différentes offres disponibles sur le marché. Il est conseillé de consulter les guides et les avis des clients pour trouver les meilleures solutions en fonction des besoins de l'équipe. Les avis des clients peuvent offrir une idée précise des principales fonctionnalités, des coûts et des avantages des différents outils.
Tester les outils
Avant de choisir un outil de communication, il est conseillé de l'essayer pour vérifier si c'est un bon ajustement. Les équipes peuvent demander des démos pour évaluer les fonctionnalités et les services et pour s'assurer que l'outil convient. Il est également possible de se renseigner sur la fiabilité des outils et leurs performances en matière de sécurité.
Prendre en compte les coûts
Lors de la sélection des outils de communication, il est impératif de prendre en compte le coût des outils et des services. Il est important de considérer les coûts des outils de communication pour les équipes virtuelles dans le contexte des avantages qu'ils apportent. En choisissant les bons outils et en prenant en compte les coûts, les équipes virtuelles peuvent communiquer efficacement et collaborer en temps réel, même à distance.